Protože i my, jako sportovní subjekty, shromažďujeme a zpracováváme osobní data našich členů, týká se Nařízení i nás. Z tohoto důvodu je prvním krokem získání souhlasu členů TJ se zpracováním osobních údajů.
ČUS nechala na své náklady zpracovat odbornou firmou vzorový formulář. Je plně v souladu s GDPR a v současné době plně pokrývá potřeby standardního sportovního spolku.
Následně bude třeba přijímat další opatření, se kterými budete seznámeni poté, kdy je bude mít ČUS k dispozici. Bude se zejména jednat o zabezpečení výpočetní techniky a dokumentů v papírové podobě. Proces je zdržen absencí potřebného národního zákona k ochraně osobních dat, který měl nařízení EU doprovázet a doplnit některé výklady.
Zdravý selský rozum říká, že pokud máte dokumentaci TJ uloženu v uzamčené skříni v kanceláři, která se zamyká, litera Nařízení bude jistě naplněna. To samé se týká stolních počítačů a notebooků, u kterých by k zabránění zneužití dat mělo být nastaveno dostatečně silné uživatelské heslo. K zamezení odcizení by pak výpočetní technika měla být ukládána pod zámek.
Úkolem funkcionářů TJ bude v následujících dnech informovat členy TJ o zpracování jejich osobních údajů v rámci TJ a zajistit jejich souhlas se zpracováním těchto údajů podpisem na vzorovém formuláři. Informování a zajištění podpisu je třeba zajistit u všech členů TJ, nikoli pouze u nově přijímaných, ale i u stávajících.
Je třeba důsledně dbát na to, aby dokument byl podepsán samostatně. Nemůže být součástí přihlášky (tak jak byla dosavadní praxe). Důvodem je skutečnost, aby takový souhlas nemohl být považován za tzv. vynucený souhlas.
Pokud stávající člen odmítne souhlas udělit, bude možné jeho osobní údaje zpracovávat jen v rozsahu potřebném pro plnění zákonných povinností spolku (např. pro účely rejstříku sportovců vedeným MŠMT). Nový zájemce o členství nebude moct být za takové situace za člena přijat.
Doporučujeme funkcionářům TJ, aby členům TJ vysvětlili, že požadavek na poskytnutí jejich osobních údajů není samoúčelný. Spolek potřebuje své členy jednoznačně identifikovat. Důvodem je např. účast v mistrovských soutěžích nebo případná pojistná událost při úrazu. V neposlední řadě je to také podávání žádostí o dotace a granty, kde je podmínkou velikost členské základny. Týká se to i takové akce, jakou je vyhlašování nejúspěšnějších sportovců okresu Tachov, kdy zveřejňujeme výsledky a fotografie v tisku a na webových stránkách.
Všichni členové TJ by si také měli uvědomit to, že odpovědnost za klub vůči státní správě (a splnění požadavků Nařízení tam jistě také patří) mají volení funkcionáři a měli by jim jejich činnost pokud možno ulehčit.
A na závěr upozornění: formuláře s podepsanými souhlasy je zapotřebí v tělovýchovné jednotě důsledně archivovat.